Kunnissa tehdään päätöksiä jatkuvasti. Niitä valmistellaan, vaikutuksia arvioidaan ja vaihtoehtoja punnitaan. Prosessi on useimmiten kunnossa. Silti kuntalaisen kokemus on yllättävän usein se, ettei päätöksiä ymmärrä.
Tähän on hyvä pysähtyä. Ongelma ei välttämättä ole päätös, vaan se, miten siitä viestitään. Päätösviestinnän tehtävä on avata, miten päätös on syntynyt, mihin se perustuu ja mitä se tarkoittaa käytännössä.
Tietoa kyllä julkaistaan. Esityslistat ja pöytäkirjat ovat avoimia, mutta ne eivät auta kuntalaisia hahmottamaan kokonaisuutta tai vaikutuksia omaan arkeen.
Pelkkä päätösten julkaiseminen pöytäkirjoissa ei ole avoimuutta.
Avoimuus syntyy vasta silloin, kun päätökset avataan selkeästi ja ymmärrettävästi. Avoimuus ei toteudu, jos asiaa ei ymmärretä tai sitä ei esimerkiksi hahmoteta lainkaan. Byrokraattista jargoniaa pitää välttää ja asiat pitää kertoa niin kuin ne käytännössä ovat tai tulevat olemaan, selkeästi.
Asiat pitää kertoa niin kuin ne käytännössä ovat tai tulevat olemaan.
Kuntalaiset ja muut viestinnän vastaanottajat eivät jää odottamaan tietoa. He hakeutuvat nopeasti erilaisiin keskusteluryhmiin. Tässä ajassa eletään nopealla syklillä ja tietoa on tarjolla eri kanavissa. Näin ollen tulkinta tehdään todella nopeasti.
Kunta on jo lähtökohtaisesti uskottava toimija. Siksi viestinnällä on erityinen merkitys. Mitä selkeämpää kunnan viestintä on, sitä vahvemmaksi luottamus rakentuu. Jos viesti jää epäselväksi, myös uskottavuus alkaa horjua.
Viestintä ei ole päätöksenteon viimeinen vaihe. Se on tärkeä osa koko kuntatoimintaa. Viestintä mahdollistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden, mutta myös vastuullisen keskustelun päätöksistä ja niiden vaikutuksista. Samalla se rakentaa luottamusta päättäjiin ja päätöksentekoon tai vaihtoehtoisesti murentaa sitä.
Viestintä on tärkeä osa kuntatoimintaa.
Viestinnän merkitys näkyy erityisesti siinä, miten ihmiset kohdataan. Arvostus ei ole viestinnässä sivuasia, vaan perusta. Se tarkoittaa kunnioittavia kohtaamisia, rakentavaa keskustelua ja sitä, että ihmisten erilaiset tilanteet ja tarpeet otetaan huomioon.
Päätösten selkeällä avaamisella viestitään samalla, että viestin vastaanottajasta välitetään, tässä tapauksessa kuntalaisista. Viestinnän pitää olla ennakoivaa, oikea-aikaista ja ymmärrettävää. Silloin vähennetään tarpeetonta epävarmuutta ja ehkäistään huhuja sekä väärinkäsityksiä.
Lopulta kyse on viestinnästä ja luottamuksesta. Luottamushenkilöt päättävät, joten sanoilla luottamus ja avoimuus on painoa.
Siksi kysymys on yksinkertainen: kuinka selkeää ja avointa sinun kuntasi päätösviestintä on?